UMA-Blitzlicht-Analyse mit den Umsetzungsberatern

Die Analyse für Ihr Hotel und Restaurant – deutschlandweit.

Wir sind die umsetzungsstarke Hotelberatung und Gastronomieberatung. Unsere führungserfahrenen und unternehmerisch agierenden Berater schaffen nachhaltige Wertsteigerung für unsere Kunden. Wir helfen Ihnen durch effiziente Entwicklungsprozesse, Ideen schneller in erfolgreiche Projekte umzusetzen.

 

Jetzt mit der UMA-Blitzlicht-Analyse Potenziale entdecken

Sie bekommen so einen Überblick, wie Sie in den einzelnen Themenbereichen Ihres Unternehmens dastehen und wo Sie Verbesserungsmöglichkeiten haben.

 

Wie kann mit der UMA-Blitzlicht-Analyse gearbeitet werden?

Mit den essenziellen Bausteinen der UMA-Blitzlicht-Analyse „Potenziale entdecken“ ist ein Beratungsangebot der Unternehmermanufaktur für Hoteliers und Gastronomen, durch eine niederschwellige und kostenlose Erstanalyse das Potenzial von Ihrem mittelständischen Hotel- und Gaststättenbetrieb sowie deren Hinführung an bestehende Förderprogramme der Länder und des Bundes für eine Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

 

Welchen Nutzen haben Sie mit der UMA-Blitzlicht-Analyse?

Die UMA-Blitzlicht-Analyse ist eine Momentaufnahme der betrieblichen Situation, bei der auch nur diese bewertet werden kann. Die UMA-Blitzlicht – Analyse kann der Beginn eines erfolgreichen Veränderungsprozesses für Ihr Unternehmen sein.

 

Wie viel kostet die UMA-Blitzlicht-Analyse?

Für Betriebe, die nicht Mitglied im DEHOGA sind, kostet die UMA-Blitzlicht-Analyse 300 Euro brutto, für Mitgliedsbetriebe des DEHOGA 200 Euro brutto. Bei anschließender Umsetzungsberatung ist die Analyse kostenlos.

 

Wozu muss der beratende Betrieb bereit sein?

Gefragt ist Offenheit für Veränderungen. Nachdem es Ziel ist, Ihnen zu helfen, werden neben den Stärken des Betriebes auch „schonungslos“ die Schwächen aufgezeigt. Nur wer diese kennt und bereit ist, daran im Nachgang etwas zu ändern, wird von der Analyse profitieren.

 

Mit wem findet die „UMA-Blitzlicht-Analyse“ statt?

An der UMA-Blitzlicht-Analyse nimmt immer der Unternehmer selbst und ein(e) BeraterIn der Unternehmermanufaktur teil. Die Analyse findet bei Ihnen vor Ort statt.

 

Wie lange dauert die „UMA-Blitzlicht-Analyse“?

Eine „UMA-Blitzlicht-Analyse“ umfasst die Beratungstätigkeit im Betrieb mit anschließendem Kurzbericht, wobei der Besuch des Betriebes mit ca. 2 bis 3 Stunden veranschlagt wird.

 

Inhalt der „UMA-Blitzlicht-Analyse“

Wir gehen mit Ihnen die acht Themen durch und legen Ihre Handlungsbedürfnisse und möglichen Fördermöglichkeiten zu den Checkpunkten fest.

 

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UMA-Blitzlicht-Analyse

 

Selbstanalyse (kurz): Mit welchem Thema der Analyse beginnen?

 

Die 8 Themen der UMA-Blitzlicht-Analyse

Mit der UMA-Blitzlicht-Analyse finden Sie heraus, in welchem der 8 Themen Sie vor allem Handlungsbedarf haben.

Zurzeit kein Handlungsbedarf

Handlungsbedarf

Dringender Handlungsbedarf

Mit diesem Thema einsteigen
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> 1. Strategie

Wir wissen, wo wir die besten Marktchancen besitzen und wo wir besser als die Wettbewerber sind. Wir haben eine klare Vorstellung darüber, wie die Arbeit im Unternehmen zu organisieren und zu gestalten ist, damit wir unsere Chancen nutzen können.                         

> 2. Liquidität

Wir steuern und überwachen permanent die Zahlungsausgänge und -eingänge sowie die Liquidität, so dass jederzeit ein solides Wirtschaften möglich ist.                         

> 3. Führung

Wir formulieren eindeutige Aufträge, lassen Handlungsspielräume zu und fördern gezielt die Leistungsbereitschaft (Motivation) der Beschäftigten.                         

> 4. Markt und Gast

Wir kennen die Trends am Markt, wissen durch Gästepflege und Einbinden unserer Gäste, welche Bedarfe es gibt und welche unserer Stärken für den jeweiligen Gast besonders nützlich sind. Wir stellen uns attraktiv in der Öffentlichkeit dar.                         

> 5. Organisation

Wir können sagen, dass unser Unternehmen so organisiert ist, dass jeder weiß, was wie, von wem und wann zu tun ist und dass die Ressourcen passen und optimal genutzt werden.                         

> 6. Unternehmenskultur

Unsere Beschäftigten identifizieren sich mit unserem Unternehmen, unseren Angeboten und Dienstleistungen. Wir haben ein gutes Betriebsklima und unsere Beschäftigten kommen jeden Tag gerne zur Arbeit.                         

> 7. Personal

Wir geben jedem unserer Beschäftigten eine klare Perspektive in unserem Unternehmen und haben diese mit ihnen vereinbart. Wir schaffen für sie Bedingungen, damit sie gerne, produktiv und sicher bei uns arbeiten.                         

> 8. Leistungsprozesse

Für die Entwicklung unserer Angebote und der Realisierung unserer Dienstleistungen haben wir unsere Ablaufprozesse eindeutig festgelegt, damit passende Ressourcen nicht vergeudet werden (Wirtschaftlichkeit, Effizienz, Qualität, Sicherheit, Umwelt). Die wirkungsvolle Umsetzung der Prozesse kontrollieren und verbessern wir kontinuierlich.                         

 

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UMA-Blitzlicht-Analyse

 

 

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Anrede

 

1. Strategie

Ziel: Wir wissen, wo wir die besten Marktchancen besitzen und wo wir besser als die Wettbewerber sind und sein wollen (Strategie nach außen). Wir haben eine klare Vorstellung darüber, wie die Arbeit in unserem Unternehmen zu organisieren und zu gestalten ist, damit wir unsere Chancen nutzen können (Strategie nach innen).

Brunhilde Fischer im Kundengespräch - UMA-Blitzlicht-Analyse: Strategie

 

Erfolgreiche Praxis: Vergleichen Sie die beschriebene Praxis mit Ihrer eigenen Situation und bewerten Sie selbst, ob Sie Handlungsbedarf sehen.
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▶ 1.1. Wettbewerbsfähigkeit

Wir formulieren und verfolgen eindeutige und realistische Ziele für unser Unternehmen, wie wir in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Erwartungen der Gäste kennen
  • Wissen, welche Gästegruppen kurz-, mittel- und langfristig bedeutsam sind
  • Trends in der Hotellerie und im Gastgewerbe beobachten
    (u. a. digitale Trends, wie z. B. Apps zur Gästekommunikation
  • Innovationskultur leben und Neuerungen anstreben, z. B. bei der Überarbeitung der Karte
  • Stärken und Kernkompetenzen kennen, auch die der Mitbewerber
  • Leistungsfähigkeit sowie Potenziale und Kompetenzen der Beschäftigten kennen

Zum Beispiel:
Unternehmensleitsätze, Jahresplanung, Zielvereinbarungen für die verschiedenen Bereiche

                      

 

▶ 1.2. Interne Unternehmensziele

Wir beschreiben, mit welchen Zielen und Prozessen wir im Unternehmen arbeiten, wie wir miteinander umgehen und die Arbeit organisieren, um die Strategie nach außen umzusetzen.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Gästeorientiert auftreten
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, z. B. Beschwerdemanagement praktizieren
  • Qualität sichern
  • Rechtsvorschriften und Gesetze rechtzeitig umsetzen, z. B. Hygienevorschriften
  • Kostenbewusst und termingerecht arbeiten
  • Sicher, gesund und nachhaltig arbeiten
  • Respektvolle, wertschätzende und teamorientierte Kommunikation
  • Effiziente Informations- und Kommunikationsprozesse

Zum Beispiel:
Führungsgrundsätze, Zielvereinbarungen, Team-Meetings, Leitlinien für den Umgang mit Gästen, QM-Systeme

                      

 

▶ 1.3. Personalplanung

Wir besitzen konkrete Vorstellungen, wie wir unseren jetzigen und zukünftigen Bedarf an qualifizierten Beschäftigten sichern, um unsere Strategie umsetzen zu können.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Personalbedarf ermitteln
  • Teildienste möglichst gering halten
  • Ganzjährig beschäftigen
  • Altersstruktur im Unternehmen berücksichtigen
  • Qualifiziertes Personal mit attraktiven Maßnahmen fördern und binden
  • Gezielte Nachwuchswerbung, z. B. systematischer Kontakt mit Schulen
  • Ausbildungs- und Praktikumsplätze bereitstellen
  • Fort- und Weiterbildung für alle (Führung und Beschäftigte) planen und anbieten
                      

 

▶ 1.4. Information über Unternehmensziele

Wir besprechen unsere Ziele und die Zielerreichung mit unseren Führungskräften und Beschäftigten.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Jährliche Workshops mit den Führungskräften
  • Mitarbeitergespräche
  • Zielvereinbarungen mit einzelnen Teams wie Küche, Service, Rezeption, Hauswirtschaft
  • Betriebsversammlung
  • Firmeninformationen
                      

 

▶ 1.5. Region

Wir engagieren uns für die Region und unterstützen Beschäftigte, ehrenamtlich tätig zu werden. Wir nehmen unsere gesellschaftliche Verantwortung wahr (Corporate Social Responsibility).

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Sponsor für Veranstaltungen / Vereine
  • Geld- oder Sachspenden für soziale Zwecke
  • Maßnahmen zum Schutz der Umwelt
  • Teilnahme am kommunalpolitischen Leben
  • Ehrenamtliche Tätigkeiten wahrnehmen
  • Engagement in Verbänden
  • Engagement in Schulen, Kindergärten, Sozialeinrichtungen, Kirchengemeinden, Feuerwehren, Flüchtlingsunterkünften usw.
                      

 

 

2. Liquidität

Ziel:
Wir steuern und überwachen die Zahlungsaus- und -eingänge sowie die Kapitalverfügbarkeit, sodass jederzeit ein solides Wirtschaften möglich ist. Wir streben eine ausreichende Rendite unter Sicherstellung der Liquidität an.

Das UMA-Unternehmertool - UMA-Blitzlicht-Analyse: Liquidität

 

Erfolgreiche Praxis: Vergleichen Sie die beschriebene Praxis mit Ihrer eigenen Situation und bewerten Sie selbst, ob Sie Handlungsbedarf sehen.
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▶ 2.1. Finanz- und Rentabilitätsplanung und Kontrolle

Wir planen unseren Geschäftserfolg und erstellen eine Finanzplanung mit erwarteten Umsätzen, Kosten (Liquidität, Rentabilität) und benötigten Kapazitäten. Wir führen regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche anhand unserer betriebswirtschaftlichen Auswertungen und eine Mit- und Nachkalkulation unserer Aufträge durch und bewerten die Risiken.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Personalkapazitäts- und -kostenplanung
  • Budgetplanung für Allgemeine Geschäftskosten, Produkte/ Leistungen, Investitionen
  • Marketingplan und -budgets
  • Kennzahlen zur Steuerung nutzen, z. B. KPI´s zur Messung von Fortschritt oder Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen
  • Waren-, Material-, Mitarbeiter- und Fremdleistungseinsatz planen
  • Kalkulation und Ermittlung von Vorgabewerten/Preisgrenzen
  • Nachkalkulation sowie Pflege von Kalkulationsdaten
  • Auswertung laufender und abgeschlossener Projekte (z. B. Umbaumaßnahmen)

Zum Beispiel:
Budgetplan, Finanzplan, Excel-Listen, BWA

                      

 

▶ 2.2. Liquiditätsplanung und -kontrolle

Wir haben ein Verfahren, um unsere Liquidität zu planen und zu kontrollieren. Neben direkten finanziellen Risiken berücksichtigen wir auch andere interne und externe Risiken. Wir nutzen die monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA). Liquiditätssicherung ist „Chefsache“.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Erstellung und laufende Korrektur einer Liquiditäts-Jahresplanung
  • Gesamte Banksituation ist bekannt und entsprechende Kontoführung
  • Kurzfristige Kredite sind gesichert
  • Rücklagen für Sonderzahlungen (z. B. Zinszahlungen, Reklamationsansprüche) sind vorhanden
  • Interne Risiken werden gemanagt (z. B. unproduktiver Personaleinsatz, Mehrkosten aufgrund von Personalfluktuation, Reklamationsansprüche; Zusatzdienstleistungen, die nicht honoriert werden)
  • Externe Risiken werden beobachtet und gemanagt (z. B. Auftragsschwankungen, schlechte Gästebewertungen und Stornierungen, Auflagen von Behörden)
                      

 

▶ 2.3. Zahlungsmodalitäten

Wir legen die Zahlungsmodalitäten so fest, dass keine temporären Zahlungsunfähigkeiten auftreten oder es zumindest nur im Vorfeld zu planbaren und beherrschbaren Auswirkungen kommt.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Kartenlesegeräte oder e-payment werden bei der Abrechnung mit Gästen verwendet
  • Mit allen Geschäftspartnern (Gästen, Lieferanten, Subunternehmen, Banken) feste Zahlungsziele vereinbaren
  • Verbindlicher Zahlungsplan inklusive Vorauszahlungen/ Abschlagzahlungen vereinbaren (z. B. Anzahlungstermin 50% bei Bankett)
  • Skonti kontrolliert nutzen
  • Stornierungs-/ Ausfallkosten vereinbaren und berechnen
                      

 

▶ 2.4. Sicherung und Forderung

Aufträge und Buchungen so sichern, dass es zu keinen Ausfällen kommt.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Keine Leistungserstellung (z. B. Catering, Feste) ohne eine schriftliche Auftragserteilung
  • Aufstellung eines Forderungs- und Mahnwesens mit klaren Regeln bei nicht pünktlicher oder unvollständiger Rechnungsbezahlung
  • Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern z. B. Creditreform
  • Factoring (Forderungsverkauf), Forderungsausfallversicherung, Kreditversicherung abschließen
  • Bei Zimmerbuchungen Kreditkartennummer zur Sicherheit geben lassen
  • Bei Stornierungen die Ausfallkosten erstatten lassen
                      

 

▶ 2.5. Banksituation

Wir verfügen jederzeit über ausreichende Kreditlinien bei unseren Hausbanken, dies sowohl hinsichtlich der Höhe der insgesamt zur Verfügung stehenden Mittel als auch deren Laufzeiten.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Jährliche Information an die Bank über Budgetplanung und Jahresergebnisse
  • Angebote der Bank zu Rating-Gesprächen nutzen
  • Vereinbarte Bankkreditlinien haben eine Restlaufzeit von jeweils mindestens sechs Monaten
  • Regelmäßig mit Firmenkundenbetreuern über für positive Anpassungen beim Rating und den Zinssätzen sprechen
  • Es ist genau bekannt, welche Sicherheiten die Banken halten und wie diese bewertet werden
  • Regelmäßige Erkundigung bei Hausbanken nach Möglichkeiten öffentlicher Fördermittel im Betriebsmittelbereich (Forderungsverkauf)
                      

 

 

3. Führung

Ziel:
Wir formulieren eindeutige Aufträge, lassen Handlungsspielräume zu und fördern gezielt die Leistungsbereitschaft der Beschäftigten.

Gute Führung verstehen wir als einen Motivations- und Lernprozess. Gute Führung schafft bei uns die Bedingungen für Produktivität, Gesundheit und Freude an der Arbeit. Wir vertrauen den Beschäftigten und übertragen ihnen Verantwortung.

Führungs-Seminar - UMA-Blitzlicht-Analyse: Führung

 

Erfolgreiche Praxis: Vergleichen Sie die beschriebene Praxis mit Ihrer eigenen Situation und bewerten Sie selbst, ob Sie Handlungsbedarf sehen.
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▶ 3.1. Arbeitsaufträge und Erwartungen

Wir formulieren Arbeitsaufgaben und die Erwartungen an die Beschäftigten klar und eindeutig.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Stellenbeschreibungen sowie Arbeits- und Betriebsanweisungen
  • Teambesprechungen, Übergabegespräche, Morgenrunde
  • Kriterien für Leistungen festlegen (Anforderungen für die einzelnen Stellen definieren)
  • Arbeitsaufträge und Erwartungen werden in systematischen Mitarbeitergesprächen kommuniziert und vereinbart
  • Sinn und Nutzen von Arbeitsaufgaben wird durch übergeordnete Ziele definiert
                      

 

▶ 3.2. Vorbildverhalten und Wertschätzung

Wir verstehen uns als positives Vorbild und verhalten uns entsprechend, um glaubhaft unsere Zielsetzungen umzusetzen. Wir erkennen die Leistungen der Beschäftigten an und loben sie.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Wertschätzender Umgang im Alltag
  • Eingefordertes vorleben und nachhalten
    (z. B. selbst höflich sein, wenn man dies von seinen Beschäftigten fordert)
  • Eigene Fehler eingestehen und Positive Fehler- und Lernkultur schaffen
  • Erfolg von Beschäftigten auch diesen zukommen lassen
  • Lob, Anerkennung und konstruktives Feedback
  • Anreizsysteme (z. B. bei Zusatzverkauf im Service)
  • Vielfalt der Beschäftigten wird als Bereicherung gesehen
                      

 

▶ 3.3. Beschäftigte einbeziehen

Wir beziehen die Beschäftigten in die Arbeitsplanung und -gestaltung mit ein und nutzen die Erfahrungen und das Wissen in der Umsetzung unserer Planungen.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Bei Besprechungen über die Arbeitsplanung und –abläufe
  • Bei der Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen
  • Bei der Beschaffung von Arbeitsmitteln
  • Bei der Einstellung von neuen Beschäftigten
  • Bei der Entwicklung von Strategien und Zielen für das Unternehmen
                      

 

▶ 3.4. Handlungsspielräume

Wir schaffen Bedingungen, unter denen de Beschäftigten eigenständig handeln, Eigenverantwortung übernehmen sowie ihre Kompetenzen, Fähigkeiten und Erfahrungen einbringen können.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Entscheidungsspielräume festlegen bei klaren Zielen und Grenzen
  • Mitarbeiterbefragungen durchführen
  • Aufgaben und Verantwortung delegieren
  • Budgets für kleinere Investitionen in einzelnen Bereichen zulassen
  • Leistungskriterien für Feedback von Führungskräften erarbeiten lassen
                      

 

▶ 3.5. Kontrolle und Ergebnisbewertung

Wir überprüfen und bewerten unsere Zielerreichung im Unternehmen, einzelner Teams und Beschäftigten sowie Vereinbarungen mit den Beschäftigten. Wir haben die Kriterien für die Kontrollen beschrieben und allen vorab bekannt gemacht.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Prüfen der Ziele und Zielerreichung in den Teammeetings von Küche, Service, Rezeption
  • Controlling der Umsetzung der Zielvereinbarungen (z. B. Quartals-Feedback)
  • Leistungsbewertung im systematischen Mitarbeitergespräch
  • Bewertung der Führungskräfte durch die Beschäftigten (360-Grad-Feedback)
                      

 

▶ 3.6. Meine Gesundheit

Ich denke bewusst an meine eigene Gesundheit, setze konkrete Maßnahmen um und bin damit auch Vorbild für die Belegschaft.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Sport, Bewegung, gesunde Ernährung kontinuierlich umsetzen
  • Mentale Stressprävention betreiben
  • Freizeit, Urlaub und Erholungspausen verbindlich einplanen
  • Gesundheitsthema in den Teams ansprechen

➔ Angebote der Krankenkassen, Unfallversicherungsträger / Berufsgenossenschaften nutzen.

                      

 

▶ 3.7. Ausfall des Unternehmers und von Führungskräften

Wir haben Regelungen für den Fall, dass der Unternehmer oder Führungskräfte unerwartet ausfallen.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Stellvertreterregelungen, Prokura
  • Unterschriftenregelungen, Vollmachten, Kontozugänge, Notfallordner oder -koffer (Vorlagen der Finanzdienstleister, Innungen, Verbände nutzen)
                      

 

 

4. Markt und Gast

Ziel:
Wir können unseren Gästen konkret sagen, wo unsere Stärken liegen, um uns gegenüber Wett­bewerbern abzuheben. Wir kennen die Trends am Markt, wissen durch Gästepflege und Einbinden unserer Gäste, welche Bedarfe es gibt und welche unserer Stärken für den jeweiligen Gast besonders nützlich sind. Wir stellen uns attraktiv in der Öffentlichkeit dar.

Service-Kraft - UMA-Blitzlicht-Analyse: Markt und Gast

 

Erfolgreiche Praxis: Vergleichen Sie die beschriebene Praxis mit Ihrer eigenen Situation und bewerten Sie selbst, ob Sie Handlungsbedarf sehen.
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▶ 4.1. Gästebedarf und -zufriedenheit

Wir haben Verfahren, mit denen wir den Gästebedarf und -zufriedenheit ermitteln und daraus gegebenenfalls Maßnahmen ableiten.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Gästebewertungen (Internet, schriftlich)
  • Auswertung der Bewertungsportale
  • Auswertung von Reklamationen
  • Anlage von Gästeprofilen
  • Gästebefragung
  • Gezielte Gespräche mit Gästen führen
  • Gästekontakte digitalisieren
                      

 

▶ 4.2. Verhalten gegenüber Gästen

Unsere Beschäftigten wissen, dass jeder Kontakt mit dem Gast das Bild des Unternehmens entscheidend prägt. Sie wissen, wie sie sich gegenüber Gästen verhalten sollen, um Gästebindung und -zufriedenheit zu erhöhen. Unsere Beschäftigten sprechen mit den Gästen über unsere spezifischen Stärken und versuchen Möglichkeiten für eine Verbesserung unserer Leistungen sowie für neue Dienstleistungen/Produkte zu erkennen.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Trainings und Workshops zum Thema „Gästeorientierung“
  • Regeln für höfliche, gastorientierte Umgangsformen
  • Betriebsinterner Erfahrungsaustausch
  • Standards für Gästekontakt für einzelne Bereiche wie Rezeption, Service, Küche und Hauswirtschaftsbereich festlegen
                      

 

▶ 4.3. Marketing

Wir haben ein Konzept, mit dem wir unsere Angebote und Dienstleistungen zielgruppengerecht präsentieren (wer, wann, wo, was). Wir überprüfen, welche Maßnahmen tatsächlich bei welchen Gästegruppen zielführend sind. Wir achten auf attraktive Außendarstellung unseres Betriebes.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Präsenz im Internet mit einer Homepage
  • Möglichkeit zur Reservierung / Buchung über die Homepage
  • Gästegruppen definieren
  • Profil, Alleinstellungsmerkmal herausarbeiten
  • Kernbotschaft festlegen, die kommuniziert werden soll
  • Geeignete Werbemittel identifizieren
  • Definition der Werbebotschaft oder des Nutzens aus Sicht des Gastes
  • Attraktive Außendarstellung (Einrichtungsstil, Auftritt im Internet, Erscheinungsbild Personal durch bspw. einheitliche Kleidung)
  • Empfehlungsmarketing
  • Nutzung Social Media, z. B. Facebook-Kampagnen
  • Kooperationen mit anderen Unternehmen
  • Gezielte Ansprache von Gästegruppen (z. B. Unternehmen, Hochzeitspaare)
  • Standardisiertes Verfahren zum Umgang mit Beschwerden
                      

 

 

5. Organisation

Ziel:
Wir organisieren unser Unternehmen so, dass jeder weiß, was zu tun ist und dass die Ressourcen passen und optimal genutzt werden. Wir schaffen klare und lernförderliche Strukturen für ein gesundes Unternehmen.

Teambesprechung der Unternehmermanufaktur - UMA-Blitzlicht-Analyse: Organisation

 

Erfolgreiche Praxis: Vergleichen Sie die beschriebene Praxis mit Ihrer eigenen Situation und bewerten Sie selbst, ob Sie Handlungsbedarf sehen.
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▶ 5.1. Weisungs- und Verantwortungsbereiche

In unserem Unternehmen weiß jeder, was von ihm erwartet wird und welche Entscheidungsbefugnisse er besitzt. Wirtschaftlichkeit, Qualität, Sicherheit und Gesundheit, Umweltschutz sowie Datensicherheit sind Aufgaben eines jeden Verantwortlichen.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Eindeutige Weisungsbefugnisse/ Verantwortungsbereiche (keine Überschneidungen)
  • Pflichtenübertragung, Stellvertreterregelung, Stellen-/ Funktionsbeschreibungen
  • Betriebs- und Arbeitsanweisungen
  • Organigramm
  • Regelungen zum Datenschutz und –sicherheit, wie z. B. Umgang mit persönlichen Daten von Gästen, Mitarbeitern und Lieferanten
                      

 

▶ 5.2. Information und Kommunikation

Wir sorgen dafür, dass die Führungskräfte und Beschäftigten alle Informationen haben, die sie für ihre Arbeitsaufgabe benötigen. Es ist klar geregelt, wer, wen, wie worüber informiert.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Informationen und Materialien zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben sind vollständig und einsatzbereit vorhanden und jedem zugänglich (auch mobil und digital)
  • Es finden regelmäßig Teambesprechungen, Erfahrungsaustausch und Rückmeldungen statt
  • Notwendige Unterweisungen und Einweisungen in neue Arbeitsaufgaben, Arbeitsmittel und –stoffe sowie Hygienevorschriften finden statt
  • Übergaben zwischen den Schichten sowie zwischen den verschiedenen Einheiten wie Service und Küche, Rezeption und Hauswirtschaft sind effizient geregelt
  • Nutzung von Tablet und Smartphone zur internen Kommunikation mittels Kommunikationssoftware
  • Die Online- Zugangsrechte sind definiert
  • Wissensmanagement findet statt, z. B. Dokumentaion neuer Rezepte
                      

 

▶ 5.3. Arbeitsplatzgestaltung

Wir planen und gestalten unsere Arbeitsplätze so, dass unsere Beschäftigten sich wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Wir berücksichtigen dabei die Gefährdungsbeurteilung (siehe 5.7).

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Ergonomische Gestaltung von Arbeitsplätzen, -mitteln und –räumen
  • Raumklima, Beleuchtung, Lärm
  • Pausenräume, Sanitäreinrichtungen
  • Frei von Gefahrenquellen
  • Transportmittel für das Heben / Tragen schwerer Lasten sind vorhanden (z. B. Servierwagen, Wäschewagen, etc.) und werden auch benutzt
                      

 

▶ 5.4. Arbeitsmitteleinsatz

Wir setzen geeignete, sichere und funktionsfähige Arbeitsmittel ein, um störungsfrei arbeiten zu können. Wir berücksichtigen dabei die Gefährdungsbeurteilung.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Nur geprüfte Arbeitsmittel einsetzen und Prüfer und Prüffristen festlegen
  • Intervalle für Instandhaltung und Wartung einplanen und in laufendem Betrieb integrieren
  • Digitale Überprüfung von Verschleiß und Mängeln
                      

 

▶ 5.5. Notfallvorsorge

Wir sind auf eventuelle Fälle vorbereitet. Unsere Beschäftigten werden regelmäßig trainiert und wissen, wie sie sich in Notfällen zu verhalten haben.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Erste Hilfe (Material, Kennzeichnung), Ersthelfer
  • Brand- und Explosionsschutz, Notfall- und Rettungsplan, Fluchtwegplan, Hotelzimmerplan
  • Regelungen und Informationen zum Verhalten bei Unfällen und umweltrelevanten Ereignissen, Training
  • Zugangsberechtigungen/-kontrollen, IT-Sicherheit
  • Maßnahmenplan bei gehäuftem Auftreten von Krankheiten
                      

 

▶ 5.6. Nachhaltigkeit, Wiederverwertung, Entsorgung

Wir haben geregelt, wie Arbeitsstoffe, Arbeitsmittel, Produkte, Reststoffe umweltgerecht verwertet oder entsorgt werden. Wir haben überprüft, ob es weitere umweltrechtliche Anforderungen zu beachten gibt (Immissionen, Luftreinhaltung, Wasser, Boden/Natur). Wir halten den Energie- und Stoffeinsatz bei allen betrieblichen Tätigkeiten so gering wie möglich.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Überprüfen, welche Stoffe und Arbeitsmittel wie wiederverwertet werden können
  • Informationen für Beschäftigte und Gäste zum Verbrauch
  • Kennzeichnung der Produkte
  • Nachhaltige Beschaffung (z. B. Bio-, Öko- oder Fair-Trade-Produkte)
  • Bewertung von Lieferanten
  • Reduzierung des Ressourcenverbrauchs
  • Anteil der regionalen Produkte an verwendeten Lebensmitteln erhöhen
                      

 

▶ 5.7. Arbeitsbedingungen

Wir erfassen die Risiken, die durch Gefährdungen und Belastungen bei der Arbeit verursacht werden. Wir legen Maßnahmen zur wirtschaftlichen, sicheren und gesundheitsgerechten Arbeitsgestaltung und kontrollieren diese regelmäßig.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Gefährdungsbeurteilung gemeinsam mit den Beschäftigten erstellen
  • Regelmäßige Unterweisungen durchführen (z. B. Hygiene)
  • Persönliche Schutzausrichtung
  • HACCP-Konzept
  • Präventionsanreize von Krankenversicherungen und Berufsgenossenschaften nutzen
  • Arbeitsschutzformulare und Checklisten verwenden
  • Beschäftigungsbeschränkungen beachten, z. B. Jugendarbeitsschutzgesetz, Mutterschutzgesetz
                      

 

 

6. Unternehmenskultur

Ziel:
Wir begreifen unsere Unternehmenskultur als die „Persönlichkeit“ unseres Unternehmens. Unsere Beschäftigten identifizieren sich mit unserem Unternehmen, unseren Produkten und Dienstleistungen. Unsere gute Unternehmenskultur hilft uns, dass Leistungs­ und Innovationspotenzial unseres Unternehmens zu stärken und attraktiv für unsere Gäste zu sein.

Berater der Unternehmermanufaktur im Gespräch - UMA-Blitzlicht-Analyse: Unternehmenskultur

 

Erfolgreiche Praxis: Vergleichen Sie die beschriebene Praxis mit Ihrer eigenen Situation und bewerten Sie selbst, ob Sie Handlungsbedarf sehen.
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▶ 6.1. Arbeitskultur und Werte

Wir haben klare Vorstellungen darüber, wie bei uns gearbeitet und miteinander umgegangen wird. Dies haben wir besprochen und formuliert. Wir gehen wertschätzend mit unseren Lieferanten um.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Vertrauen und Respekt sind gelebte Unternehmenskultur
  • Unternehmens- und Führungsleitbild wurden gemeinsam entwickelt und kommuniziert
  • Fehlerfreundliches und angstfreies Arbeitsklima, Fehlerkultur ermöglicht sachorientiertes Arbeiten
  • Unternehmerische Verantwortung sowie Selbstverantwortung der Beschäftigten sind hoch ausgeprägt
  • Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen (z. B. der Beschäftigten) ist geregelt
                      

 

▶ 6.2. Transparenz und Fairness

Wir haben klare Regeln, wie Entscheidungen nachvollziehbar vermittelt werden und wie wir im Betrieb miteinander umgehen.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Gleiche Maßstäbe für Alle
  • Eindeutige Verhaltensregeln im Konfliktfall
  • Regelung, wie mit Mobbing umgegangen wird
                      

 

▶ 6.3. Vorausschauend handeln und aus Fehlern lernen (Präventions-/ Fehlerkultur)

Wir entscheiden und handeln vorausschauend, um absehbare Gefährdungen, Schäden und Störungen zu vermeiden und um die Gesundheit und Motivation unserer Beschäftigten zu erhalten und zu fördern. Wir gehen mit Fehlern konstruktiv um und sehen sie als eine Verbesserungsmöglichkeit.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Fehlerkultur in Teamsitzungen verankern (Beschwerden von Gästen und Feedback auswerten)
  • Fehler als Lernchance begreifen
  • Vereinbarungen treffen, damit Fehler nicht wiederholt werden
  • Suche nach Lösungen und nicht nach „Schuldigen“
  • Fehlerursachen werden kommuniziert, damit auch andere davon lernen können
                      

 

▶ 6.4. Erscheinungsbild

Wir schaffen ein glaubwürdiges unverwechselbares „Bild“ von unserem Unternehmen, unseren Produkten und Leistungen (Corporate Identity).

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Einheitliches Erscheinungsbild erkennbar in der Einrichtung des Hauses, in Logo, Internet, Geschäftspapiere, Speisekarten
  • Wiedererkennbare Kleidung in Service, Rezeption und Hauswirtschaft
  • Präsenz in regionaler Presse, Internet und Social Media
                      

 

▶ 6.5. Das Miteinander pflegen

Wir organisieren gemeinsame Erfahrungen und Erlebnisse, um das Gefühl der Zusammengehörigkeit zu fördern.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Möglichkeiten für informelle Gespräche schaffen (z. B. Kommunikationsecke)
  • Weihnachtsfeier
  • Betriebsausflug
  • Gemeinsame Freizeitaktivitäten anbieten (Sport, Kultur etc.)
  • Gesundheitsförderungskurse
  • Besondere Erfolge gemeinsam feiern
  • Team-Feste der einzelnen Bereiche
  • Beschäftigte arbeiten auch mal in anderen Bereichen, um deren Funktionsweise zu verstehen
                      

 

 

7. Personal

Ziel:
Unsere Beschäftigten sind die Wertschöpfer in unserem Unternehmen. Wir schaffen für sie Bedingungen, damit sie gerne, produktiv und sicher bei uns arbeiten. Wir geben ihnen eine klare Perspektive in unserem Unternehmen und binden sie an uns. Wir wollen ein attraktiver Arbeitgeber für unsere Beschäftigten sein.

Kollegen freuen sich und schlagen ein - UMA-Blitzlicht-Analyse: Personal

 

Erfolgreiche Praxis: Vergleichen Sie die beschriebene Praxis mit Ihrer eigenen Situation und bewerten Sie selbst, ob Sie Handlungsbedarf sehen.
         Zurzeit kein Handlungsbedarf            Handlungsbedarf            Dringender Handlungsbedarf

 

▶ 7.1. Einsatzbedingungen und Ressourcen

Unsere Führungskräfte sind unabhängig von einzelnen Projekten dafür verantwortlich, dass die fachlichen, organisatorischen und technischen Voraussetzungen vorhanden sind, damit die Beschäftigten motiviert und produktiv arbeiten können. Dafür stehen den Führungskräften die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung (sowie Kompetenzen, Zeit, Budget).

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Grundlegende Information und Unterweisung zum sicheren und gesunden Verhalten bei der Arbeit sowie auf Arbeits- / Dienstwegen
  • Sichere und gesunde Arbeitsplatzumgebung durch ergonomische und funktionsfähige Arbeitsmittel
  • Regelung im Umgang mit Daten
                      

 

▶ 7.2. Abwechslung im Einsatz

Wir achten darauf, dass unsere Beschäftigten nicht immer das gleiche machen, sondern mit unterschiedlichen abwechslungsreichen Arbeitsaufgaben betraut werden (auch für Vertretungsregelungen hilfreich).

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Einsatz auch mal in anderen Bereichen
  • Qualifizierung für unterschiedliche Aufgaben
  • Sonderaufgaben zuweisen (z. B. Menüvorschlag für Festtage erarbeiten)
                      

 

▶ 7.3. Entwicklungsmöglichkeiten

Wir führen mit jedem Beschäftigten regelmäßig Gespräche über seine Leistungen, Vorstellungen und seine Entwicklungsmöglichkeiten.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Ziele vereinbaren und Verantwortung und Befugnisse übertragen
  • Feedback über Leistungen anhand festgelegter Kriterien geben (allerdings nicht mit der Entlohnung koppeln)
  • Qualifizierungsbedarf und Weiterbildungsmöglichkeiten erörtern
  • Berufliche Perspektiven aufzeigen und externe Bildungsangebote in Weiterbildungsplan einbinden
  • Gespräche nach Krankheitsfall führen (Betriebliches Eingliederungsmanagement BEM)
                      

 

▶ 7.4. Bindung

Wir haben konkrete Maßnahmen, wie wir unsere Führungskräfte und Beschäftigten an das Unternehmen binden.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Wertschätzung und Respekt (z. B. Leistungs-Feedback geben)
  • Lernfreundliche Atmosphäre
  • An den einzelnen Beschäftigten ausgerichtete Personalpolitik
  • Leistungsgerechte Entlohnung
  • Gratifikation herausragender Leistungen
  • familienfreundliche Arbeitsorganisation ermöglichen (angepasste Arbeitszeiten)
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Personal ganzjährig beschäftigen – (Arbeitszeitkonten, Aus- und Fortbildung in saisonal schwachen Zeiten)
  • Betriebliche Angebote wie Gesundheitsförderung, Sport
                      

 

▶ 7.5. Personalgewinnung

Wir haben Ideen und konkrete Maßnahmen, wie wir neue geeignete Führungskräfte und Beschäftigte finden. Wir positionieren uns als attraktiver Arbeitgeber (speziell auch in der Region).

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Positive Darstellung des Unternehmens in der Region
  • Praktika und Ausbildungsplätze anbieten
  • Soziales Engagement / Sponsoring in der Region
  • Praktika und Ausbildung für Flüchtlinge, MigrantenInnen
  • Internetseite mit Kommentaren und Berichten von Auszubildenden
  • Presseartikel
  • Tag der offenen Tür; Show-Cooking
  • Kooperationen und Veranstaltungen mit Schulen, Ausbildungszentren
  • Beteiligung an regionalen Messen
  • Aktive Präsenz in Sozialen Medien
  • Auf Empfehlungen von Beschäftigten setzen
  • Willkommenskultur für alle neuen Beschäftigten
                      

 

▶ 7.6. Beruf und Familie

Wir legen Wert auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und entwickeln dafür spezielle Maßnahmen.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Individuelle und flexible Arbeitszeiten (z. B. Jahresarbeitszeitkonten, Teilzeitregelungen)
  • Dienstplangestaltung unter Einbeziehung der Beschäftigten und deren Präferenzen
  • Hilfe bei der Suche nach Kinderbetreuungseinrichtungen
  • Unterstützung der Beschäftigten bei häuslicher Pflege von Angehörigen
  • Technische Voraussetzungen fördern (z. B. Smartphone, Tablet)
                      

 

 

8. Leistungsprozesse

Ziel:
Bei der Entwicklung unserer Angebote und der Realisierung unserer Dienstleistungen achten wir auf Qualität und Wirtschaftlichkeit. Die Arbeitsbedingungen für unsere Beschäftigten sind sicher, gesundheitsgerecht und um weltverträglich. Unsere Gäste erhalten die bestmöglichen Angebote und Leistungen für ihr Budget.

UMA-Berater Didier Morand im Gespräch - UMA-Blitzlicht-Analyse: Leistungsprozesse

 

Erfolgreiche Praxis: Vergleichen Sie die beschriebene Praxis mit Ihrer eigenen Situation und bewerten Sie selbst, ob Sie Handlungsbedarf sehen.
         Zurzeit kein Handlungsbedarf            Handlungsbedarf            Dringender Handlungsbedarf

 

▶ 8.1. Preisgestaltung und Angebotserstellung

Wir erstellen Angebote, in denen wir die Leistungen, die Qualität, die Preise und Termine vollständig und verständlich für den Gast beschreiben. Wir stimmen uns detailliert mit dem Gast ab, damit seine Erwartungen und seine (finanziellen) Möglichkeiten mit unseren Leistungsmöglichkeiten möglichst übereinstimmen (ggf. vertraglich regeln).

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Gezielt Wünsche und Vorstellungen des Gastes erfragen und darauf im Angebot eingehen
  • Vorteile spezieller Angebote und Arrangements detailliert dem Gast erklären
  • Leistungen (Frühstück, Menüs, Veranstaltungen etc.) auf betriebswirtschaftlicher Basis kalkulieren, zum Beispiel Sach- und Personalgemeinkosten, Finanzierung, Wirtschaftlichkeit, Kapitalrendite
                      

 

▶ 8.2. Arbeitsprozesse in der Küche

Wir sichern eine gleichbleibend gute Qualität der Nahrungsmittel und haben festgelegte Abläufe, Sicherheits- und Hygieneanforderungen. Geeignete Arbeits- und Hilfsmittel stehen zur Verfügung. Die fachgerechte Lagerung ist sichergestellt.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Spezifikationen für die Qualität der Lebensmittel stehen fest und sind Allen bekannt
  • Abläufe für die Verarbeitung und der Umgang mit Lebensmitteln sind standardisiert
  • Fachgerechte Lagerung der Lebensmittel ist sichergestellt
  • Warenströme sind klar geregelt (z. B. Mindest- und Höchstbestände)
  • Entsorgung der Abfälle ist geregelt
  • Reinigungsplan ist festgelegt und an Hautschutz bei Reinigungs- und Spülarbeiten ist gedacht
  • Gefahrenstoffe werden getrennt gelagert
  • Hilfsmittel für Lagerung und Transport sind vorhanden
                      

 

▶ 8.3. Arbeitsprozesse im Service

Wir haben die Arbeitsabläufe im Servicebereich klar strukturiert und unsere Beschäftigten sind auf den Umgang mit den Gästen vorbereitet. Standards für den Getränkeausschank wurden festgelegt und der Bankettbereich ist organisiert.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Abläufe im Servicebereich sind klar strukturiert und festgelegt (Frühstücksbüffets)
  • Im Bankettbereich sind eindeutige Arbeitsabläufe erstellt und Vorabsprachen getroffen
  • „Verkehrswege“ sind funktionsfähig und werden freigehalten
  • Verwendung sicherer Getränkeschankanlagen (SK-Kennzeichnung) und Unterweisung der Beschäftigten
                      

 

▶ 8.4. Arbeitsprozesse im Hotelbereich

Beschäftigte in den Bereichen Empfang, Housekeeping und Wellnessbereich sind durch Information, Schulung oder Unterweisung auf ihre Aufgaben vorbereitet.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Mitarbeiterfreundliche Arbeitsbedingungen sind installiert (z. B. Steh-Sitz-Hilfe, keine Zugluft,)
  • Mitarbeiter sind auf den Umgang mit Gästen trainiert (anspruchsvolle Gäste, Beschwerden, Stresssituationen)
  • Vorgaben zu Arbeitsabläufen beim Begrüßen der Gäste und beim Telefonieren
  • Organisationsmittel und Checklisten sind vorhanden (z. B. Weckliste, Zimmerausweise, Belegungsplan etc.)
  • Erwartete Zusatzleistungen sind klar formuliert (Verkauf zusätzlicher Leistungen wie bspw. Wellnessanwendungen)
  • Arbeitsprozesse sind so weit wie möglich digitalisiert (z. B. Buchungssysteme, Kassensysteme, Web-basierte Tools zur internen Kommunikation, z. B. Checklisten, Übergabe, Schichtplanung)
  • Nachtdienst im Umgang mit Notfällen geschult
  • Bedingungen für Reinigungsarbeiten sind festgelegt
  • Unterweisung der Beschäftigten beim Umgang mit Chemikalien im Schwimmbad und Saunabereich
                      

 

▶ 8.5. Prozess-Steuerung und Verbesserung

Wir überprüfen die Übereinstimmung der Leistung mit dem Angebot. Wir überprüfen unsere Abläufe ständig und systematisch auf Verbesserungsmöglichkeiten. Wir haben Verfahren, Prozess-Störungen zu erkennen und zu beseitigen, bevor fehlerbehaftet weitergearbeitet wird.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Kriterien zur Bewertung der Prozesse festlegen (Zusatzverkauf Rezeption, Reklamationen Restaurant, Bewertungen auf Internetportalen, Fehlerhäufigkeiten, Nachbesserungen, Leerzeiten im Service)
  • Überprüfung der Prozesse auf Notwendigkeit und Vollständigkeit der Teilschritte
  • Meldung, Registrierung und Aufzeichnung von Störungen / Abweichungen
  • Reparatur-/ Instandhaltungspläne, Wartungs-/Reinigungspläne
  • Erfahrungen der Beschäftigten mit einbeziehen
  • Erfahrungen der Gäste und Lieferanten mit einbeziehen

➔ Zertifizierungssystem ServiceQualität Deutschland nutzen.

                      

 

▶ 8.6. Beschaffungsprozesse

Wir haben für die Beschaffung von Arbeitsmitteln, Arbeitsstoffen und Leistungen eindeutige Kriterien festgelegt. Wir achten nicht nur auf den Preis.

 

Anregungen aus der Praxis:
  • Kriterien für die Beschaffung können sein: Wirtschaftlichkeit, Qualität, Sicherheit, Gesundheit, Umweltverträglichkeit, regionale Nähe
  • Spezifikationen für den Beschaffungsvorgang festlegen
  • Gekennzeichnete Arbeitsmittel und persönliche Schutzausrüstungen
                      

 

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